Công ty mới thành lập có nên thuê máy in không? Một vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng có thể sẽ khiến bạn đau đầu. Để tìm câu trả lời phù hợp, mời bạn xem ngay bài viết bên dưới nhé!
Một công ty mới thành lập luôn có rất nhiều vấn đề cần xử lý ví dụ như thuê mặt bằng, tuyển dụng nhân sự, thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý, mua sắm trang thiết bị văn phòng,… Với trang thiết bị văn phòng, cụ thể là một chiếc máy in, bạn có đang suy nghĩ rằng công ty mình nên mua hay chỉ cần thuê máy in?
I. Vì sao công ty mới thành lập nên cân nhắc thuê máy in?
Bất kỳ văn phòng hay công ty nào cũng đều có nhu cầu in ấn tài liệu, hợp đồng,... Việc có một chiếc máy in là cần thiết nhưng nếu bạn chọn mua một chiếc máy in ngay thời điểm này đó có thể là một quyết định chưa thật sự phù hợp. Lý do đến từ những việc sau:
Bạn chưa xác định đúng nhu cầu in ấn của mình
Do mới đi vào hoạt động, bạn sẽ chưa xác định được chính xác nhu cầu in ấn của công ty, ví dụ: Công ty bạn có in ấn có thường xuyên không? Số lượng in mỗi lần/ mỗi tuần/ mỗi tháng ra sao? In trắng đen hay in màu là chính?
Bạn có thể gặp khó khăn về chi phí
Các công ty mới thành lập thường gặp các vấn đề về vốn và dòng tiền, chưa kể thời gian này công ty sẽ có nhiều khoản chi phí phát sinh. Việc bỏ ngay một số tiền lớn để đầu tư mua máy in (đặc biệt là các máy in lớn với giá thành cao) có thể gây áp lực về tài chính cho bạn.
Thiếu nhân sự quản lý, phụ trách thiết bị
Nhân sự chưa đầy đủ hoặc việc có bộ máy nhân sự tối giản, một người kiêm nhiều việc thay vì có nhân sự chuyên môn có thể gây khó khăn trong quản lý thiết bị văn phòng.
Máy in dù được đánh giá là loại thiết bị văn phòng bền bỉ nhưng trong quá trình sử dụng thường gặp các lỗi như kẹt giấy, máy bị treo, mực lem/ mờ, các lỗi về kết nối,…. Trường hợp không có nhân sự phụ trách chuyên về kỹ thuật máy in sẽ gây ảnh hưởng đến công việc, làm phát sinh các chi phí: thuê thợ kiểm tra, sửa chữa, thay linh kiện,….
Tóm lại, khi bạn chưa thể xác định đúng nhu cầu in ấn, cần tiết kiệm ngân sách, nhân sự còn hạn chế thì việc mua máy in sẽ gây ra nhiều phiền phức: mua nhầm máy in, sử dụng ngân sách không hợp lý và dễ rơi vào tình huống loay hoay khi máy in xảy ra vấn đề,… Thuê máy in trong thời điểm này sẽ giúp bạn giải quyết được những rắc rối không mong muốn.
II. Ưu & nhược điểm của việc thuê máy in đối với công ty mới thành lập
Dù là một giải pháp in ấn tối ưu nhưng bên cạnh những ưu điểm, thuê máy in cũng có nhược điểm đối với các công ty mới thành lập.
>>> Ưu điểm khi công ty mới thành lập chọn thuê máy in
1. Tiết kiệm chi phí đầu tư cho thiết bị văn phòng:
Giá thuê máy in sẽ thấp hơn nhiều so với khi bạn mua máy in.
2. Giảm áp lực chi phí bảo trì, sữa chữa
Việc thanh toán tiền thuê định kỳ giúp bạn dễ dàng quản lý chi phí của công ty, không phải bỗng dưng chi phí tăng do phát sinh thay mực, thay linh kiện, tiền công cho dịch vụ,… Tại VNARental, khi thuê máy in bạn sẽ được thay mực chính hãng, kiểm tra định kỳ và sửa chữa máy in hoàn toàn miễn phí.
3. Có thể thay đổi theo nhu cầu in ấn theo từng thời điểm
Thuê máy in là một cách để bạn có thể khảo sát nhu cầu in ấn của công ty, sau một thời gian sử dụng, bạn sẽ nắm được nhu cầu in ấn của mình và từ đó có thể thay đổi, nâng cấp máy thuê hoặc quyết định mua máy in phù hợp.
4. Có hỗ trợ kỹ thuật từ phía dịch vụ cho thuê máy in
Đây là ưu điểm lớn của việc thuê máy in. Ở thời điểm công ty chưa ổn định, nhân sự hạn chế thì có sự hỗ trợ kỹ thuật cho máy in giúp bạn yên tâm hơn, có thời gian tập trung cho các việc quan trọng.
>>> Nhược điểm khi thuê máy in
1. Không được sở hữu máy in: dù có máy in để sử dụng nhưng bạn có thể sẽ không thật sự thoải mái vì đây không phải tài sản của công ty. Việc phải giữ gìn, sợ hư hỏng, đền bù cũng có thể vô tình gây áp lực cho bạn.
2. Phụ thuộc vào đơn vị cho thuê: không lo lắng về sửa chữa, bảo trì thiết bị vì đã có đơn vị cho thuê phụ trách phần này tuy nhiên nếu gặp phải các đơn vị cho thuê không chuyên nghiệp, không uy tín bạn có thể sẽ gặp nhiều phiền phức ảnh hưởng lớn đến công việc.
Riêng với VNARental, bạn có thể hoàn toàn yên tâm, chúng tôi cam kết luôn đồng hành với khách hàng trong việc chăm sóc, bảo dưỡng giúp máy in luôn hoạt động ổn định và luôn trong tình trạng in ấn tốt nhất.
3. Chi phí thuê lâu dài có thể bằng hoặc hơn để mua máy in
Chi phí thuê thấp nhưng thuê thời gian kéo dài, qua nhiều năm gộp lại có thể tiêu tốn của bạn một khoảng bằng hoặc hơn một chiếc máy in mới.
Tuy nhiên, tại VNARental để giải quyết điều này, chúng tôi có chính sách ưu đãi cho khách hàng thuê máy in dài hạn giúp các công ty tối ưu chi phí vận hành hiệu quả.
Bạn muốn thuê máy in tại VNARental? Vui lòng liên hệ tại đây nhé!
III. Gợi ý một số dòng máy in phù hợp để thuê cho công ty mới thành lập
VNARental có rất nhiều dòng máy in thuộc các thương hiệu nổi tiếng. Tuy nhiên, để bạn dễ chọn lựa, chúng tôi xin gợi ý một số máy in đang được các công ty mới thành lập chọn thuê trong thời gian qua:
1. Canon MF241d
- Dạng: In laser trắng đen đa năng (in, scan, copy).
- Tính năng nổi bật: In đảo mặt tự động.
- Phù hợp: Văn phòng cần in tài liệu đen trắng thường xuyên.
- Ưu điểm: Tiết kiệm giấy, tốc độ in ổn định.
- Dạng: In phun trắng đen đa năng (in, scan, copy).
- Tính năng nổi bật: Công nghệ bình mực nạp, chi phí cực thấp trên mỗi trang in.
- Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ, startup cần in số lượng vừa - nhiều nhưng muốn tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
- Ưu điểm: Chi phí mực siêu rẻ, bản in sắc nét, thiết kế nhỏ gọn, tiết kiệm điện, không tạo nhiều tiếng ồn.
3. Canon G3010
- Dạng: In phun màu, đa năng (in, scan, copy)
- Tính năng nổi bật: Kết nối Wifi, hệ thống mực liên tục.
- Phù hợp: Văn phòng cần in màu cơ bản (poster, báo cáo, in ảnh đơn giản).
- Ưu điểm: Chi phí mực rẻ, chất lượng in màu ổn.
- Dạng: Máy in laser màu đơn năng.
- Tính năng nổi bật: In màu chất lượng cao, kết nối Wifi tiện lợi.
- Phù hợp: Công ty mới cần in tài liệu có màu (như brochure, báo giá, proposal đẹp mắt) mà không cần scan/ photo.
- Ưu điểm: In màu rõ nét, có thể in từ thiết bị di động, kích thước nhỏ gọn, dễ vận hành.
Nhìn chung, các dòng máy in gọn nhẹ, dễ sử dụng, đa năng, giá không quá cao sẽ được các công ty mới thành lập ưa chuộng chọn thuê.
Nếu bạn vẫn chưa biết nên thuê máy in nào, vui lòng liên hệ hotline 088 933 7676 hoặc inbox vào fanpage VNARental để được hỗ trợ nhanh nhất.
VNARental – Dịch vụ cho thuê máy in trọn gói theo nhu cầu
- Hotline: 088 933 7676.
- Website: https://vnarental.net/.