Sự kiện, dù lớn hay nhỏ, luôn đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ và chu toàn. Trong đó, việc in ấn tài liệu, vé mời,… hay các ấn phẩm quảng cáo ngay tại chỗ đóng vai trò quan trọng, giúp tối ưu hóa công việc và xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, việc đầu tư mua một chiếc máy in chuyên dụng cho mục đích ngắn hạn là không cần thiết và tốn kém. Đây là lúc dịch vụ thuê máy in cho sự kiện trở thành giải pháp tối ưu. Nhưng làm thế nào để chọn được dịch vụ phù hợp, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ? VNARental sẽ chia sẻ 5 lưu ý giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
1. Xác định nhu cầu in ấn: số lượng, màu sắc, loại giấy,…
Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn tìm đến dịch vụ thuê máy in cho sự kiện. Bạn cần trả lời các câu hỏi:
- Số lượng bản in dự kiến là bao nhiêu? Nếu bạn chỉ cần in vài chục bản tài liệu hay vé mời, một chiếc máy in văn phòng thông thường có thể đủ. Nhưng nếu số lượng lên tới hàng trăm, hàng nghìn bản (ví dụ: in chứng chỉ, tài liệu hội thảo cho nhiều người), bạn cần một chiếc máy in công suất lớn, tốc độ cao để đảm bảo tiến độ.
- In màu hay in trắng đen? Nội dung cần in có hình ảnh, đồ họa hay không? In màu giúp các ấn phẩm như poster, brochure, bằng khen trở nên nổi bật và chuyên nghiệp hơn, nhưng chi phí cũng sẽ cao hơn so với in trắng đen. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu ngân sách.
- Loại giấy sử dụng? Một số sự kiện đặc thù có thể cần in trên các loại giấy chuyên dụng như giấy ảnh, giấy bìa cứng. Hãy trao đổi trước với đơn vị cho thuê để đảm bảo máy in có thể đáp ứng được.
Việc xác định rõ ràng những nhu cầu này sẽ giúp dịch vụ cho thuê máy in tư vấn cho bạn loại máy in phù hợp nhất, từ máy in laser trắng đen tốc độ cao cho các tài liệu nội bộ, đến máy in màu đa chức năng cho các ấn phẩm quảng cáo, mang lại hiệu quả cao nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí.
>>> Cần tư vấn ngay, đừng ngại liên hệ VNARental, bạn nhé!
2. Thời gian thuê máy linh hoạt, phù hợp với tính chất sự kiện
Thời gian tổ chức sự kiện thường diễn ra trong một vài ngày hoặc thậm chí chỉ vài tiếng. Do đó, nhu cầu thuê máy in cũng chỉ mang tính ngắn hạn. Việc chọn đơn vị có chính sách cho thuê linh hoạt sẽ giúp bạn tối ưu chi phí và tránh lãng phí.
Một số đơn vị chỉ có gói thuê máy in theo tháng, trong khi sự kiện của bạn chỉ diễn ra trong 2-3 ngày. VNARental hiểu rõ điều đó và cung cấp các gói thuê theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng, đảm bảo phù hợp với mọi quy mô và thời gian của sự kiện. Điều này giúp bạn chỉ phải trả phí cho khoảng thời gian thực tế sử dụng, không phải lo lắng về việc lãng phí tài nguyên.
3. Không gian sự kiện và vị trí lắp đặt máy in
Không gian sự kiện cũng là một yếu tố cần được tính đến. Máy in công nghiệp thường có kích thước lớn, cồng kềnh, trong khi máy in văn phòng lại nhỏ gọn hơn. Bạn cần xác định vị trí đặt máy in sao cho thuận tiện nhất cho việc sử dụng, không làm cản trở lối đi và phù hợp với diện tích mặt bằng.
- Vị trí đặt máy in có gần nguồn điện không?
- Có đủ không gian để nhân viên thao tác không?
Hãy cung cấp thông tin chi tiết về không gian sự kiện cho đơn vị cho thuê để vị trí lắp đặt được tối ưu, đảm bảo máy in hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.
4. Vấn đề kết nối mạng và an toàn dữ liệu
Trong các sự kiện hiện đại, việc kết nối máy in với mạng Wifi hoặc mạng LAN là rất cần thiết để nhiều người dùng có thể cùng lúc gửi lệnh in từ các thiết bị khác nhau (máy tính xách tay, điện thoại thông minh,...).
Hãy kiểm tra xem máy in có hỗ trợ các kết nối này không. Hơn nữa, vấn đề an toàn dữ liệu cũng cần được quan tâm, đặc biệt là khi in các tài liệu nhạy cảm.
Riêng tại VNARental, chúng tôi cung cấp các dòng máy in hiện đại, hỗ trợ nhiều hình thức kết nối như Wifi Direct, Cloud Print. Bên cạnh đó, đảm bảo xóa sạch dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng thuê, giúp bạn hoàn toàn yên tâm.
5. Hỗ trợ từ đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức
Khi thuê máy in cho sự kiện, một yếu tố quan trọng mà bạn cần quan tâm là sự hỗ trợ từ chính đơn vị cho thuê địa điểm. Hãy liên hệ và hỏi rõ về các dịch vụ họ có thể cung cấp để đảm bảo quá trình vận hành máy in diễn ra suôn sẻ:
- Hệ thống điện: Nguồn điện có ổn định không? Vị trí ổ cắm có thuận tiện cho việc đặt máy in không?
- Kết nối internet: Địa điểm có cung cấp Wifi mạnh và ổn định không? Nếu không, bạn cần chuẩn bị giải pháp kết nối mạng riêng.
- Hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ: Liệu địa điểm có nhân viên kỹ thuật có thể hỗ trợ bạn trong trường hợp phát sinh vấn đề liên quan đến điện, mạng hay các vấn đề khác liên quan đến cơ sở vật chất?
Việc tìm hiểu và tận dụng những hỗ trợ này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.
VNARental – giải pháp thuê máy in chuyên nghiệp cho sự kiện
Với những lưu ý trên, hy vọng bạn đã có thêm thông tin hữu ích để lựa chọn dịch vụ thuê máy in cho sự kiện phù hợp. Và nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho thuê máy in để “chọn mặt gửi vàng” cho sự kiện của mình, liên hệ ngay VNARental nhé!
VNARental tự hào là đối tác tin cậy, cung cấp giải pháp cho thuê máy in chuyên nghiệp, giá tốt, giúp mọi sự kiện của bạn diễn ra thành công rực rỡ với những quyền lợi sau:
- Giao & lắp máy tận nơi trên toàn quốc: Bạn không phải lo lắng về việc vận chuyển hay lắp đặt. Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ có mặt để thực hiện mọi công đoạn.
- Hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan trong thời gian thuê: Ngay sau khi lắp đặt, nhân viên sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng. Trong suốt quá trình thuê, bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào phát sinh cũng sẽ được hỗ trợ giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, VNARental có cung cấp nhân sự trực máy in theo yêu cầu.
- Được sử dụng mực chính hãng miễn phí: Mực in là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng bản in. VNARental cam kết sử dụng mực in chính hãng, và bạn sẽ được thay mực miễn phí trong suốt thời gian thuê, không phải lo lắng về chi phí phát sinh.
- Xử lý sự cố nhanh, sửa chữa, thay linh kiện mà không tốn bất kỳ chi phí nào: Nếu máy gặp sự cố, đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ có mặt nhanh chóng để khắc phục. Các chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện (nếu có) đều hoàn toàn miễn phí, giúp bạn tiết kiệm tối đa.
- VNARental có thời gian thuê linh hoạt, đặc biệt có các gói thuê ngắn hạn đáp ứng mọi nhu cầu về thời gian của các sự kiện.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết!
- Website: https://vnarental.net/.
- Hotline: 088 933 7676.