Máy in và máy photocopy là hai thiết bị văn phòng rất phổ biến, có mặt trong hầu hết các công ty, doanh nghiệp nhưng có thể nhiều người vẫn đang không phân biệt được thậm chí xem chúng là một. Để hiểu rõ hơn về hai thiết bị này, VNARental mời bạn xem bài viết sau đây. Từ đó biết được, bạn thật sự đang cần một chiếc máy in hay máy photocopy nhé!
1. Định nghĩa về máy in, máy photocopy
1.1. Máy in
Máy in là một thiết bị điện tử dùng để chuyển đổi thông tin ở dạng kỹ thuật số (tài liệu, văn bản, hình ảnh,… ở dạng file file mềm trên máy vi tính hoặc điện thoại) sang dạng vật lý thành các bản in trên giấy hoặc trên các vật liệu hữu hình khác.
Hiểu đơn giản, máy in là một thiết bị giúp hiển thị thông tin kỹ thuật số sang bản in vật lý mà phổ biến nhất là trên giấy.
1.2. Máy photocopy
Khác với máy in, máy photocopy cũng là một thiết bị điện tử nhưng chức năng chính là sao chép các tài liệu, văn bản, hình ảnh gốc (đã là dạng vật lý, đã in sẵn) thành các bản sao trên giấy.
2. Sự khác nhau giữa máy in và máy photocopy
Từ định nghĩa máy in và máy photocopy phía trên bạn có thể đã thấy sự khác biệt giữa hai thiết bị. Tuy nhiên, vì đâu nhiều người vẫn nhầm lẫn?
Lý do có thể đến từ việc phát triển của công nghệ, sự cải tiến qua thời gian và xu hướng tiện dụng all-in-one đã tạo ra các thiết bị đa năng. Một chiếc máy in có thể có thêm chức năng sao chép và ngược lại một chiếc máy photocopy cũng hoàn toàn có thể in ấn tài liệu, scan, fax,…
Vậy để phân biệt hai loại thiết bị văn phòng này, bạn cần dựa vào:
>> Kích thước
Máy in thường có kích thước nhỏ gọn, có thể dễ dàng để trên bàn làm việc mà không lo chiếm diện tích. Trong khi đó, máy photocopy thường có ngoại hình cồng kềnh, có kèm chân máy lớn.
>> Tính năng
Về cơ bản, máy in có chức năng in còn máy photocopy có chức năng sao chép tài liệu. Nhưng như đã nói máy in và máy photocopy hiện đại đã trở thành các thiết bị đa năng. Tuy vậy, nếu máy photocopy đa năng có thể in, scan, fax, tự động nạp giấy, đảo mặt, chia bộ,… thì máy in đa năng cũng có thể photo, scan, fax nhưng thường có hiệu suất thấp hơn, khay giấy hạn chế,…
>> Tốc độ & khay giấy
Máy in thường có tốc độ in ấn vừa phải (khoảng 10 – 30 trang/ phút). Với kích thước nhỏ, hộp mực hay khay giấy của máy in cũng tương đối nhỏ.
Máy photocopy có khay giấy lớn hơn, chứa được cả ngàn tờ, tốc độ in ấn cao đáp ứng nhu cầu in nhanh, số lượng nhiều tại công sở.
>> Chi phí đầu tư & vận hành
Tại các văn phòng, máy photocopy thường sẽ có chi phí đầu tư cao hơn máy in.
Tuy nhiên về vận hành, trong quá trình sử dụng máy in thường tốn nhiều chi phí cho vật tư (giấy, mực in), đặc biệt khi máy dùng với tần suất cao, nhiều tính năng sẽ đẩy nhanh tốc độ hao mòn, làm giảm tuổi thọ của máy.
3. Máy in và máy photocopy, loại máy nào phù hợp với bạn?
Từ những khác biệt giữa máy in và máy photocopy, bạn có thể dễ dàng xác định được loại máy nào phù hợp với bạn.
>> Bạn phù hợp với máy in
- Số lượng in ấn ít, không yêu cầu nhiều về tốc độ.
- Mục đích chủ yếu là in, các tính năng khác (nếu có) sẽ mang tính bổ trợ, không dùng thường xuyên.
>> Bạn phù hợp với máy photocopy hơn
- Số lượng in ấn lớn, thường xuyên.
- Yêu cầu tốc độ nhanh, chuyên nghiệp.
4. Giải pháp tối ưu – Thuê máy in, thuê máy photocopy tại VNARental
Sau khi xác định được loại máy nào cần thiết với công ty của mình, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm và mua một chiếc máy in hoặc máy photocopy. Mọi việc đến đây có vẻ êm xuôi nhưng bạn có biết, thay vì mua, bạn có thể thuê những thiết bị này?
Tại VNARenal, chúng tôi có dịch vụ cho thuê máy in, cho thuê máy photocopy trọn gói.
Lợi ích khi thuê máy in, máy photocopy tại VNARental:
4.1. Tiết kiệm & quản lý chi phí hiệu quả hơn
So với việc mua, thuê máy in và máy photocopy mang lại lợi ích kinh tế lớn vì giá thuê thấp hơn rất nhiều. Bạn không phải bỏ ngay một số tiền lớn cho một chiếc máy in hoặc máy photocopy.
Bạn cũng sẽ chỉ thanh toán một khoản chi phí cố định theo kỳ hạn thuê mà không lo các chi phí phát sinh khác, đặc biệt là chi phí mực in khá tốn kém. Tại VNARental, bạn được fill mực chính hãng miễn phí trong suốt thời gian thuê. Điều này rõ ràng giúp bạn quản lý được chi phí tốt hơn cũng như giảm áp lực cho các khoản chi bất chợt.
4.2. Nhiều chọn lựa, thay đổi linh hoạt
VNARental có rất nhiều các dòng máy in, máy photocopy đến từ các thương hiệu nổi tiếng như Canon, Ricoh, Fujifilm, Epson,… phù hợp với từng nhu cầu in ấn của bạn.
Bên cạnh đó, VNARental có thời hạn cho thuê linh hoạt, bạn có thể chọn lựa thuê ngắn hạn đến dài hạn tùy theo mong muốn.
Theo từng thời điểm hoạt động của doanh nghiệp: có thời gian in ấn nhiều, có thời gian in ấn ít, có khi cần dùng đa dạng các tính năng, khi chỉ cần in tốc độ cao,… VNARental sẽ hỗ trợ bạn thay đổi máy thuê phù hợp (nếu mua máy thì không thể linh hoạt được, chỉ có thể thanh lý máy, mua máy mới,…).
4.3. Có đội ngũ kỹ thuật của VNARental luôn đồng hành
Đây chính là lợi ích vô cùng quan trọng giúp bạn yên tâm hơn khi sử dụng máy in hoặc máy photocopy.
Máy in và máy photocopy là các thiết bị tương đối dễ sử dụng nhưng thường xảy ra các lỗi như kẹt giấy, không nhận lệnh, các vấn đề về bản in,… nếu người sử dụng không có chuyên môn thì việc khắc phục khá khó khăn và mất thời gian. Nếu máy in hay máy photocopy là của bạn mua, bạn phải tự tìm kiếm thợ sửa tốn kém chi phí. Trong khi đó, khi thuê máy tại VNARental, bạn được hỗ trợ xử lý nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí.
Như vậy, khi bạn cần một chiếc máy in hoặc máy photocopy nhưng đang cân nhắc đến vấn đề làm sao để tiết kiệm chi phí, có sự linh hoạt với hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời điểm và không phải bận tâm về các vấn đề kỹ thuật, các rắc rối liên quan đến thiết bị phát sinh,… thì việc chọn dịch vụ cho thuê các thiết bị này sẽ là phương án tối ưu dành cho bạn.
VNARental – Dịch vụ cho thuê máy in & máy photocopy chuyên nghiệp, tiện lợi, tiết kiệm
- Website: https://vnarental.net/.
- Fanpage: https://www.facebook.com/VNArental.
- Đường dây nóng: 088 933 7676.